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Être en mode solutions: un état d’esprit
“Peu importe le problème, fais partie de la solution. Ne reste pas à soulever des questions et des obstacles au lieu d’agir.” Tina Fey
Nous sommes tous confrontés à gérer des problèmes que ce soit sur le plan personnel ou sur le plan professionnel. Les problèmes surgissent parfois après une erreur de notre part, de notre équipe ou peut même est externe à soi. Peu importe, ne cherche pas à trouver un coupable, fais partie de la solution et agis.
Un des premiers “gros” problème (avec l’expérience, le problème n’était pas si gros, mais à l’époque je trouvais cela majeur!) que j’ai eu à gérer en début de carrière était de ma faute. J’avais la responsabilité du département ressources humaines et on m’avait également donné la responsabilité du département de la paie (qui n’était alors formé que d’une personne). Ça faisait quelques mois que je travaillais avec le responsable informatique et le département de comptabilité du siège social à l’implantation du nouveau logiciel de paie en plus de nos autres tâches courantes, et nous étions rendus en décembre (brûlés!!!) afin de tout finaliser juste à temps pour les Fêtes.
Bref, arrive la journée où on doit transmettre la première paie. Le siège social et la personne à la paie travaillent d’arrache pied pour entrer les nouveaux montants d’assurance et revalider tous les montants avant que j’effectue la révision finale pour transmettre la paie. Ce jour-là, la paie n’a pas été transmise à temps. L’équipe a tardé a envoyer la paie et après discussion avec notre nouveau fournisseur de paie, nous avons été avisé que tous les employés qui avaient un compte bancaire à la CIBC (heureusement que ce n’était pas la banque la plus populaire auprès de nos employés), n’auraient pas leur paie dans les délais habituels. J’ai pris au moins 3 minutes pour paniquer! C’était inconcevable pour moi que ces employés n’aient pas leur paie à temps, surtout que nous étions en décembre (on s’entend où c’est souvent le mois où les gens ont le plus besoin d’argent). Après mes 3 minutes de panique, j’ai contacté un consultant et ami qui travaillait avec nous et nous sommes arrivés avec la solution d’aller retirer le montant manquant de nos économies à la banque pour aller payer les employés en main propre. Je me souviens encore du visage de mon patron lorsque je lui ai expliqué ce qui était arrivé et notre solution. Il aurait sans doute pu dire que la compagnie allait assumer en payant le tout, mais la plus belle leçon qu’il m’a donné ce jour-là, c’est qu’il m’a laissé faire et ça m’a donné confiance.
On a donc retiré près de 30 000$ de nos comptes respectifs (à l’époque, il ne restait plus rien dans mon compte à moi et la banque nous trouvais particulièrement motivés!!!) et nous avons été chez les employés porter les sous que l’entreprise leur devaient. La situation s’est rapidement réglée et nous avons été remboursés. Ça a aussi eu un impact auprès des employés qui ont vu l’importance qu’on accordait au fait qu’ils soient payés. Je peux vous garantir que tant que la paie a été sous ma responsabilité, elle n’a plus jamais été transmise en retard et je vérifiais deux fois plutôt qu’une que le transfert ait été fait.
Les gens ne veulent pas nécessairement connaître vos problèmes, ils veulent connaître vos solutions. C’est vrai pour presque tout (même chez le psy!). Votre produit est en rupture de stock, n’envoyez pas simplement un message à votre client en lui disant ceci. Proposez-lui autre chose. Montrez que ça vous tient à coeur de lui offrir d’autres options. Vous manquez de ressources au sein de votre équipe, essayez de voir si vous ne pouvez pas réorganiser certaines tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée (sinon contactez-nous!).
On ne trouve pas toujours la solution optimale, mais la pire chose c’est de ne rien faire. Être en mode solutions, c’est un état d’esprit.