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Le guide ultime pour éviter les réunions inutiles.
Qui est fébrile de se rendre à une réunion (sérieux)?
Êtes-vous déjà sorti d’une réunion d’équipe en ayant le sentiment du devoir accompli? Ça y est nous nous dirigeons vers la même direction?! ➡️ (illusion ou volonté inassouvie)
Ou encore, les paroles de ton collègue Paul-Henri ont bercées l’heure de réunion qui a finalement excédé de l’horaire de tout le monde. Et tu te demandes quand est-ce que tu pourras placer un mot, ou parfois les commentaires de Marthe, Denis et/ou Cindy pourraient amener le projet plus loin, bref de ce monologue à un dialogue constructif et productif.
La super loi du 80-20 ➡️ Vos réunions sont-elles composées de 80% de temps perdu et de 20% d’efficacité? Et sans trop en remettre 80% de niaiseries qui vous font rire au fin fond de vous (à l’occasion), mais que dans l’ensemble les niaiseries de vos propres enfants vous font moins perdre patience…
Je pense qu’il n’est pas nécessaire d’en ajouter davantage, vous voyez bien le portrait? Oui, une garderie d’adultes-enfants et pourtant, nous n’avons pas reçu de diplôme d’éducation à l’enfance, mais bien celui du poste pour lequel vous avez été nommé.
Au travers de ce brouhaha, il existe quelques clés de la réussite qui permettent à tous et chacun d’être efficaces dans ses tâches respectives. Ces clés nous les connaissons et à la fois, avec cet effet de groupe, nous perdons le Nord ou nous avons les deux pieds dans un profond découragement face à cette situation hebdomadaire. Les voici, les voilà :
1) Cadrer la réunion avec une heure de début et de fin (réaliste à la charge des points à discuter et à l’objectif à court terme). Bref, garder un ryhtme à cette réunion et faire en sorte que les acteurs concernés entrent en scène dans le temps voulu et attendu… Un cadre qui cadre le projet!
2) Assurez-vous d’élire un orateur de choix (mobilisateur, à l’écoute, axé sur les objectifs, le plus objectif possible, passionné, etc.). Ce dernier devra faire un Père Noël de lui-même et veiller à garder les rennes dans le bonheur pour obtenir un avancement visible pour tous et constant.
3) Répartir tout au fil de la réunion la charge, non seulement des tâches, mais aussi la charge mentale de tous et chacun. Ici, l’orateur de la réunion devra parvenir à faire parler les moins loquaces pour créer entre autres choses une chimie d’équipe et ainsi, mettre de l’avant le travail d’équipe, celui que tout le monde apprécie et se sent à sa place.
4) Respecter le menu présenté? Rarement quand vous êtes au restaurant, vous changez en cours de route de menu? ou sinon, je plains le serveur qui fait des allers-retours à la cuisine. C’est sensiblement la même chose, une réunion, un objectif à atteindre et les sujets moins pertinents (pour le moment) peuvent peut-être être regroupés et revus en petits groupes…
5) Doser la réunion… On ne veut pas d’un show d’humour, mais on ne veut pas non plus le canal de l’Assemblée Nationale, dans les deux cas, si vous ponctuez ce temps de pauses, d’un café ou pour les plus coquets de viennoiseries, le modèle de la réunion risque fortement d’évoluer et de créer un regain d’énergie. Qui dit énergie, dit plus d’idées pertinentes, etc.
Ah et j’oubliais, peu importe la qualité des beignes à la table (et ici, il n’y a pas de double sens), une réunion, un vendredi après-midi, qu’on se le dise n’apporte rien. C’est comme avec vos enfants, il y a des moments plus propices pour que le message passe et soit enregistré.